Datenschutzerklärung Nutzung Microsoft Teams
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online Meetings unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams (MS Teams).
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung [DSGVO] und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
hanseWasser Bremen GmbH
Birkenfelsstraße 5
28217 Bremen
Deutschland
Tel.: (0421) 988–1111
E-Mail: kontakt@hansewasser.de
Website: hanseWasser.de
II. Name und Anschrift des Beauftragten des Datenschutzes
Unsere beauftragte Person für den Datenschutz erreichen Sie per Email unter datenschutz@hanseWasser.de bzw. per Telefon (0421) 988–1238.
III. Name und Anschrift der Aufsichtsbehörde
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Arndstraße 1 27570 Bremerhaven, Tel.: (0471) 596–2010 oder (0421) 361–2010, Fax: 0421 496 18495, E-Mail: office@datenschutz.bremen.de, Website: www.datenschutz.bremen.de.
IV. Zweck der Datenverarbeitung
Wir nutzen den Dienst „Microsoft Teams“ der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA (nachfolgend „Microsoft Teams“) um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen. Im Falle der Nutzung von Microsoft Teams werden unterschiedliche Daten verarbeitet. Hierbei hängt der Umfang der verarbeiteten Daten davon ab, welche Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einem Online-Meeting bzw. einer Videokonferenz oder einem Online-Seminar mitteilen. Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams werden Daten der Kommunikationsteilnehmer*innen verarbeitet und auf Servern von Microsoft Teams gespeichert. Zu diesen Daten können insbesondere Ihre Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefon (optional) und Passwort) und Meeting-Daten (Thema, Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-informationen, Beschreibung (optional)) zählen. Darüber hinaus können visuelle und auditive Beiträge der Teilnehmer, als auch Spracheingaben in Chats verarbeitet werden. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Veranstaltung.
V. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der hanseWasser Bremen GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings, digitalen Seminaren oder der Videokonferenz. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Haben Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Weitere Informationen zur Datennutzung durch Microsoft Teams finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams unter privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.
VI. Kategorien der Verarbeitung
Bei Gastnutzer*innen hängt der Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting angeben. Zur Teilnahme ist die Angabe eines Namens und einer E-Mail-Adresse erforderlich.
Bei Nutzer*innen mit einer M365 Lizenz hängt der Umfang der Verarbeitung personen-bezogener Daten sowohl von den Einstellungen des Kundenkontos, als auch von den persönlichen Einstellungen ab. Die im Folgenden genannten Kategorien personenbezogener Daten können im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams (Gast und M365-Nutzer) verarbeitet werden.
Angaben des / der Benutzer*in: wie Anzeigename („Display Name“), E-Mail-Adresse, Telefon (optional), Abteilung (optional), ggf. Profilbild, bevorzugte Sprache. Bei Verwendung eines Nutzerkontos auch der Nutzerstatus (Online, Abwesend, Beschäftigt etc.)
Text-, Audio- und Videodaten: Während der Online Kommunikation werden je nach Verwendung und Freigabe durch den / die Benutzer*in Ton-, Videoaufnahmen bzw. Chatinhalte verarbeitet. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Nutzung die Daten vom Mikrofon des genutzten Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Die Kamera oder das Mikrofon können jederzeit durch den Anwender selbst, sowohl über die Einstellungen an der eingesetzten Hardware als auch über Microsoft-Teams-Einstellungen, aktiviert oder deaktiviert werden
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen: MP4-Dateien aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen sowie Texte des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden
Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
Bei der Verwendung eines Nutzer*innen-Accounts: Benutzername, die E-Mail-Adresse, IP-Adresse des Gerätes
VII. Empfänger / Weitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen durchaus dazu dienen können, um Informationen an Dritte zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger*innen: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist.
VIII. Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da die hanseWasser ihren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt hat. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten sollten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
IX. Löschung der personenbezogenen Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen, zu gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht
X. Ihre Rechte als betroffene Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber hanseWasser Bremen GmbH als Verantwortliche zu:
Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO
Recht auf Löschung / Recht auf Vergessenwerden nach Art. 17 DS-GVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO
Sie haben ein Beschwerderecht bei Ihrer Aufsichtsbehörde. Bevor Sie sich an die Aufsichtsbehörde wenden, möchten wir Sie jedoch bitten, sich zunächst an unsere Geschäftsführung oder unsere beauftragte Person für den Datenschutz zu wenden, damit wir die Gelegenheit haben, ihnen direkt Auskunft zu Ihren Fragen/Bedenken geben zu können.
Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns als Verantwortliche geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen Sie betreffende personenbezogene Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht als betroffene Person uns gegenüber als Verantwortliche das Recht zu, über diese Empfänger*innen unterrichtet zu werden.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt
Bremen, 01.12.2022